Legal

Kebijakan Privasi

Terakhir diperbarui: 12 Agustus 2026

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk seluruh produk XenosHMS — sistem manajemen hotel (PMS), Guest Portal & Membership App, serta situs xenoshms.com ("Layanan"), yang dioperasikan oleh XenosHMS. Kebijakan ini menjelaskan data apa saja yang kami kumpulkan, untuk apa data itu digunakan, dan bagaimana Anda dapat mengontrolnya.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Tergantung bagaimana Anda menggunakan Layanan, kami dapat mengumpulkan:

  • Data tamu hotel — nama, nomor telepon, email, nomor identitas, alamat, kewarganegaraan, dan detail menginap (kamar, tanggal check-in/out) yang diinput oleh staf hotel saat proses reservasi/check-in.
  • Data member — saat Anda mendaftar Xenos Membership menggunakan Google Sign-In, kami menerima nama, alamat email, dan foto profil dari akun Google Anda.
  • Access Key Code — kode unik yang diberikan hotel saat check-in untuk mengakses Guest Portal/Membership App tanpa perlu membuat akun terpisah.
  • Data penggunaan — permintaan layanan kamar, amenity, rating/ulasan menginap, dan riwayat aktivitas lain yang Anda buat di dalam aplikasi.
  • Data staf hotel — nama, email, dan peran akses untuk pengguna internal yang mengoperasikan XenosHMS PMS.

3. Bagaimana Kami Menggunakan Data

  • Menjalankan operasional hotel: reservasi, check-in/check-out, tagihan, dan layanan tamu.
  • Mengaktifkan & mengelola kartu Xenos Membership lintas hotel, termasuk poin reward.
  • Memproses permintaan yang Anda ajukan lewat Guest Portal/Membership App (room service, amenity, Do Not Disturb, rating).
  • Mengirim notifikasi terkait masa inap atau keanggotaan Anda.
  • Menjaga keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan.

4. Google Sign-In

Saat Anda mendaftar sebagai member menggunakan tombol "Sign up with Google", kami hanya menerima nama, email, dan foto profil dasar dari Google — kami tidak pernah meminta atau menyimpan kata sandi Google Anda. Data ini dipakai semata untuk membuat & mengautentikasi akun Xenos Membership Anda.

5. Berbagi Data

Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga. Data hanya dibagikan dalam kondisi berikut:

  • Kepada properti hotel tempat Anda menginap atau memesan, agar mereka dapat melayani Anda.
  • Kepada penyedia layanan infrastruktur (mis. hosting cloud) yang membantu kami menjalankan Layanan, dengan kewajiban kontraktual untuk menjaga kerahasiaan data.
  • Bila diwajibkan oleh hukum yang berlaku.

6. Penyimpanan & Keamanan Data

Data disimpan di server cloud dengan akses dibatasi dan koneksi terenkripsi (HTTPS/TLS). Token sesi login di Membership App disimpan menggunakan penyimpanan aman bawaan sistem operasi (Android Keystore / iOS Keychain), bukan sebagai teks biasa.

7. Hak Anda

Anda berhak meminta akses, koreksi, atau penghapusan data pribadi Anda. Untuk data tamu/member, silakan hubungi hotel tempat Anda menginap, atau hubungi kami langsung melalui kontak di bawah.

8. Hapus Akun & Data (Xenos Membership)

Jika Anda punya akun Xenos Membership (didaftarkan lewat Google Sign-In di aplikasi Xenos Membership) dan ingin menghapusnya beserta data pribadi Anda, ikuti langkah berikut:

  1. Kirim email ke info@xenoshms.com dengan subjek "Hapus Akun Xenos Membership".
  2. Sertakan nama dan alamat email yang terdaftar di akun Anda.
  3. Kami akan memverifikasi identitas Anda dan memproses penghapusan dalam waktu maksimal 14 hari kerja.

Data yang dihapus: nama, email, foto profil, nomor telepon, dan riwayat poin reward yang terhubung ke akun member Anda.

Data yang tetap disimpan: catatan transaksi/tagihan hotel yang sudah terjadi (bila ada) tetap disimpan oleh masing-masing hotel sesuai kewajiban pencatatan keuangan & perpajakan yang berlaku di Indonesia, terlepas dari penghapusan akun member Anda.

English summary: to delete your Xenos Membership account and personal data, email info@xenoshms.com with your registered name and email. We process deletion requests within 14 business days. Profile data (name, email, photo, phone, reward points) is deleted; hotel transaction/billing records already generated are retained separately by each hotel as required by Indonesian financial record-keeping law.

9. Privasi Anak

Layanan ini tidak ditujukan untuk anak di bawah 13 tahun, dan kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak di bawah usia tersebut.

10. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan akan tercermin melalui tanggal "Terakhir diperbarui" di atas.

11. Kontak

Ada pertanyaan seputar data atau privasi Anda? Hubungi kami di info@xenoshms.com.